Wie op Dynamics AX 2012 of AX 2009 draait, heeft in de loop der jaren vaak flink wat maatwerk opgebouwd. Logisch: het systeem moest passen bij de manier van werken. Maar bij de overstap naar Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management is dat maatwerk de grootste kostenpost én het grootste risico. Tegelijk is het de grootste kans: nergens anders win je zoveel aan eenvoud en onderhoudbaarheid.
Begin met een eerlijke inventarisatie
Voordat je ook maar iets ontwerpt, wil je weten wat er eigenlijk is. Niet alleen in de code, maar vooral in het gebruik. Ik stel per aanpassing drie vragen:
- Wordt het nog gebruikt? Verrassend vaak blijkt maatwerk uit een ver verleden niet meer of nauwelijks in gebruik.
- Welk bedrijfsprobleem lost het op? Beschrijf het probleem, niet de oplossing. Dat maakt de vergelijking met standaard D365 eerlijk.
- Wat gebeurt er als het verdwijnt? Is het een gemak of een harde eis, bijvoorbeeld vanuit wet- en regelgeving of een klantafspraak?
Behouden, vervangen of schrappen
Met die antwoorden valt elke aanpassing in één van drie bakken:
- Schrappen: niet meer in gebruik of geen echte waarde. De makkelijkste winst.
- Vervangen door standaard: Dynamics 365 is een ander product dan AX 2012. Veel functionaliteit waarvoor ooit maatwerk nodig was, zit inmiddels in de standaard. Denk aan warehouse management, Planning Optimization of workflow.
- Behouden als extensie: alleen wat écht onderscheidend is voor je organisatie. In D365 bouw je dat als extensie, zodat updates van Microsoft je oplossing niet breken.
Praktijkvoorbeeld: werkadministratie zonder extra systeem
Bij de migratie van een dochterbedrijf van Ballast Nedam van AX 2009 naar Dynamics 365 was het voorstel van de implementatiepartner om de werkadministratie onder te brengen in Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (CE). Dat zou direct een extra project betekenen: CE inrichten, gebruikers trainen en een koppeling met Dynamics 365 bouwen en onderhouden.
Ik heb eerst de eisen op een rij gezet. De organisatie moest werken kunnen administreren, offertes kunnen sturen naar contactpersonen bij bedrijven en onderscheid kunnen maken in het type werk. Daarvoor bleek de standaardfunctionaliteit Campagnes in Dynamics 365 goed bruikbaar. Die hebben we aangevuld met een paar extra velden, zoals de aanneemsom, de calculator en de geschatte opbrengst, en met een hulpmiddel om subcampagnes sneller aan te maken.
Het resultaat: geen CE en geen integratie meer nodig. Op een handvol informatievelden na draait de werkadministratie volledig op standaardfunctionaliteit.
Upgrade of herimplementatie?
Technisch kun je veel van je data en een deel van je inrichting meenemen. Maar een één-op-één overzetting neemt ook alle workarounds en oude keuzes mee. Mijn ervaring: bekijk per procesgebied of je “overzet” of “opnieuw inricht”. Voor stabiele financiële processen is overzetten vaak prima; voor productie, planning en logistiek levert opnieuw inrichten met de nieuwe mogelijkheden meestal meer op.
Neem je gebruikers mee
Minder maatwerk betekent soms ook: anders werken. Dat lukt alleen als key-users vroeg betrokken zijn, begrijpen waarom een keuze gemaakt wordt en zelf in de testomgeving ervaren dat het werkt. Training en kennisoverdracht zijn geen sluitpost, maar onderdeel van het ontwerp.
Tot slot
Een migratie van AX naar Dynamics 365 is geen technisch project, maar een kans om je processen op te schonen. Wie maatwerk durft los te laten, krijgt een systeem dat eenvoudiger te beheren is en beter meegroeit met de updates van Microsoft.
Sta je voor de overstap van AX naar Dynamics 365? Plan een kennismaking of bekijk mijn expertise.